Bekerja = Belajar + Dibayar

Oleh: Olivia Kamal
Rumusan itu saya dapatkan saat training awal sebelum bekerja menjadi seorang akuntan publik. Kenapa saya suka sekali membahas tentang akuntan publik? Jawabannya kira-kira mirip seperti: mengapa tukang bakso suka sekali bikin bakso dan bukan gado-gado (pertanyaan dan jawaban ini boleh dipikirkan, boleh juga diabaikan). Balik soal bekerja berarti belajar dan mendapat bayaran, tentu rumusan itu untuk membuat kita merasa “FUN” dalam bekerja.

Dalam prakteknya memang bukan berlaku yang sebaliknya. Kita belajar, kita “able” untuk bekerja sesuai standar. Waktu, tenaga, dan pikiran kita persembahkan (korbankan) untuk menyelesaikan pekerjaan yang diterima KAP kita dari kliennya. KAP mendapat bayaran, KAP membayar kita. Itu sih siklusnya, yang secara singkat dan menyenangkan kita singkat: bekerja = belajar + dibayar (pula).

Jujur, walaupun sudah kuliah 4 tahun lamanya, semua ilmu itu bagaikan menguap di udara. “What should I do?” ternyata nggak match dengan “what did I know.” Padahal udah training pula selama 2 minggu, dimulai dari hari pertama kerja. Di bagian pertama saya akan membahas tentang garis besar yang dipelajari selama training. Di bagian kedua, apa yang harus dikuasai saat pertama kali menjadi auditor publik.

Isi Training
Isinya kira-kira sama dengan isi textbook Auditing, dengan tampilan slide, modul, rumusan yang dapat diingat. Urutannya udah nggak ingat, tapi nggak ada salahnya mengingat-ingat yang teringat, dan kalau kurang boleh ada yang nambahin ya.

Pertama, pastinya nggak bikin stress. Sebagai bagian baru dari perusahaan, kenalan dengan perusahaan adalah wajib. Profil perusahaan dan standarnya, bagaimana cara berpenampilan, bagaimana cara menerima telpon (telephone courtesy), etika makan, bagaimana cara menghadapi masalah dengan asertif.

Kedua, mengerti dengan benar tentang bidang yang digeluti. KAP biasanya menyediakan service yang dinamakan jasa atestasi. Atestasi dapat disamakan dengan pendapat/opini, tetapi bukan sembarang pendapat loh. Opini yang dapat disebut sebagai jasa atestasi adalah opini yang berdasarkan tinjauan oleh seorang profesional, ada standarnya. Macam-macam audit pernah dibahas EG di link berikut.

Selanjutnya selama seminggu, yang mungkin selanjutnya akan dijelaskan satu per satu di postingan lain adalah: bagaimana alur audit, asersi yang diperlukan, tujuan audit yang ingin dicapai, strategi audit, resiko audit dan menentukan materialitas, memahami akun-akun BS (Balance Sheet) dan IS (Income Statement), pentingnya supervisi, dsb.

Yang Harus Dikuasai: Worksheet dan Working Paper
Bisa saya bilang sih nggak ada yang spesifik selain: dapat mengerjakan seperti yang dikerjakan tahun lalu. Itu rumusan gampangnya (padahal bikin meringis pas ngerjainnya, nggak semudah seperti yang kelihatan).

Lebih detail, pertama: harus bisa bikin worksheet. Caranya? Buka file tahun lalu, pelajari caranya dari rumusan Excel. Worksheet itu adalah perbandingan antara akun-akun BS (Balance Sheet) dan IS (Income Statement) tahun ini dengan tahun lalu. Tujuannya agar kelihatan fluktuasi (naik atau turunnya).

Kedua, bisa mulai dicicil dengan mempersiapkan Working Paper yang jadi tugas kita. Working Paper adalah kertas kerja yang berisi:  tujuan, fluktuasi, berbagai analisis, dan kesimpulan dari sebuah akun. Cara buatnya: lihat tahun lalu seperti gimana.

Saya rasa sih ketrampilan paling utama yang diperlukan adalah: bagaimana memahami petunjuk tertulis dan grafik, tinggal bikin seperti yang sudah ada. Simple. Tapi tetap aja tau caranya bukan berarti segala sesuatunya akan berjalan dengan mulus.

Yang Terpenting
Menurut saya, yang terpenting sih, rasa ingin tahu. Instingnya auditor jalan. Kalau memang punya rasa ingin tahu, didukung oleh menguasai teori audit, dan pandai memahami petunjuk tertulis, nggak akan ada banyak hambatan deh.

Kalau ada yang nggak jelas, bisa tanya sama senior yang mensupervisi. Kalau ada yang membingungkan dari data klien, bisa tanya ke klien. Liat-liat sikon juga sih kapan nanyanya. Yah, siapa juga yang nggak pengen nampar kalau kerjanya nanya terus. Dan bagaimana cara mendapatkan jawaban yang diinginkan saat bertanya, adalah sebuah softskill individual.

Mungkin perjuangan saya nggak lama menggeluti dunia perauditoran, tetapi pelajaran hidup terbanyak yang saya peroleh adalah saat meraba-raba di daerah ini. Dapat softskill. Again, curcol :p

Advertisements

Menjadi Seorang Akuntan Publik

Banyak hal yang membuat orang “mengambil jurusan Akuntansi”. Kalau merenung-renungkan obrolan dengan teman-teman masa kuliah dulu, ada yang karena orang tuanya akuntan, karena ingin mendapat pekerjaan di bidang Akuntansi, karena memang cinta akuntansi sewaktu SMA (nyata loh ini, pas SMA udah baca Warren yang tebelnya ampun-ampunan itu), ada yang bingung mau ngambil jurusan apaan, ada juga yang beralasan ga logis (ya, saya!). Apapun alasannya, setiap hari kita akan disuguhkan menu bacaan akuntansi-akuntansian, jadi pasrah aja. Hahaha…

Seiring berjalannya waktu, kita nggak hanya sekedar belajar ilmu Akuntansi — yang kadang menyenangkan dan kadang menyedihkan, tergantung yang ngajar, beserta serba-serbinya. Salah satunya tentang profesi yang dapat kita pilih untuk jalani nantinya, selengkapnya sudah pernah dibahas di EG (promosi :p), here’s the link.

Menjadi Seorang Akuntan Publik: Curhat dan Tips

Akhirnya saya bercita-cita betulan juga di semester III, saat kuliah pertama Auditing. Auditor tampak sebagai pembela kebenaran dan keadilan, keren gitu lah. Jadi agak rajin belajar deh demi meraih cita-cita (mahasiswi macam apa saya ini sebenarnya?) Namun kenyataan yang tampak saat tes-tes masuk KAP (Kantor Akuntan Publik) di depan mata, ikut tes dan lulus adalah sebuah “cadangan” kalau-kalau nggak bisa masuk dalam perusahaan TOP. Seolah-olah ya, bekerja sebagai akuntan publik (auditor) adalah sebuah pilihan terakhir daripada mengganggur.

Selain tes massal yang diadakan KAP bersangkutan di universitas, bisa apply juga kok untuk dites. Biasanya yang menjadi KAP incaran orang-orang (dan pengincar orang-orang?) adalah 4 KAP terbesar di dunia, yang dikenal dengan BIG 4: PWC, EY, KPMG, Deloitte. Googling aja untuk nemu situs masing-masing, dan cari cara bergabung, misalnya: untuk apply menjadi auditor KPMG.

Setelah dinyatakan lulus tes tertulis (Akuntansi, Bahasa Inggris, Logika), ada 2 tahapan interview yang akan dijalani: interview user dan interview partner. Interview user maksudnya: interview oleh upper-line (atasan) kita nantinya (level supervisor dan manager). Tipsnya: berpakaian dan bertutur kata seperti auditor supaya lulus. Setelah lulus, masuk ke interview partner (posisi puncak dalam KAP) dan biasanya sekaligus tandatangan kontrak kerja.

Start and Survive

Sebagai anak baru di KAP, bisa bernafas lebih lega karena banyak teman senasib. Dalam masa probation (percobaan) selama 3 bulan, datang tepat waktu, rajin-rajin belajar, rajin-rajin berteman. Bersyukurlah kalau belum ada kerjaan.

Selain training, untuk dapat gambaran dalam pekerjaan nantinya bisa liat-liat kertas kerja yang pernah ada. Yang dimaksud dengan kertas kerja di sini adalah kertas kerja auditor, berbeda dengan kertas kerja dalam proses akuntansi. Simple-nya kertas kerja itu adalah hasil kerjaannya auditor, berisi: tujuan audit, analisis dan temuan. Dan kertas kerja nggak harus berbentuk lembaran kertas, pada umumnya dalam excel file.

Umumnya pada antusias kalau dapat kerjaan, meskipun ujung-ujungnya stress… hehehe… Nggak serem kok, bisa dibilang kerjaan itu seperti: ngisi kuesioner, bantuin bawa barang, bantu fotocopy/scan, request stationary, bantu angkat telpon, bikin worksheet, atau footing. Worksheet itu semacam perbandingan semua accounts (items), yang dibandingkan adalah angka current dengan periode tahun lalu. Perbandingan tersebut dibuat persentase kenaikan dan penurunannya. Footing adalah menjumlah dengan kalkulator, mengecek ulang (memastikan) gitu penjumlahan Audit Reports udah bener, lah terus kalau salah? Lapor sama yang nyuruh bagian yang salah.

Itu bagian awal, setelah masa-masa indah itu berlalu… tepatnya setelah fieldwork (kerja lapangan), maksudnya ke klien, minta data, dan melakukan audit, sampai kertas kerja jadi dan direview; barulah terasa “menjadi seorang auditor” itu gimana. Untuk survive dan merasa betah, selain adaptasi dengan tim audit (sehingga suasana kerja menyenangkan dan bukannya tambah tertekan), butuh kecepatan belajar dan kecakapan membaca situasi (interpersonal skill). Most of all, harus bisa dapatin data, segera cek validasinya, dan sebisa mungkin di klien (saat fieldwork) semua persoalan clear. Beres-beres hal kecil seperti rapi-rapi bisa dilakukan belakangan.

Kapan saat yang tepat untuk berhenti?

Yang biasanya menjadi keluhan adalah jam kerja yang tinggi, beban kerja yang berat, situasi yang nggak bersahabat sehingga merasa seperti di neraka. Namun demikian alasan resign paling tepat adalah: menemukan pekerjaan dengan payout dan popularitas yang (lebih) bergengsi, menjalankan bisnis ortu, lanjut sekolah lagi (di luar negeri), dan alasan pribadi (seperti: menikah).

Namun demikian, kalau menuruti logika dan bukan emosi atau perasaan sesaat, ada waktu yang tepat untuk resign:

  • Setelah 1 tahun bekerja. Dengan demikian merasakan 1 siklus penuh, hingga saat evaluasi dan ikutan outing. Tapi kalau ada tawaran yang lebih menggiurkan, boleh dipikir-pikir bagusnya gimana.
  • Paling umum adalah setelah “promote”, sehingga kalau-kalau nanti akan join lagi (rejoin) akan masuk ke posisi terakhir. Logikanya terhitung sudah naik kelas gitu pas berhenti.
  • Akhir tahun. Keuntungannya: dapat THR (bagi non-muslim dapat THR akhir bulan Desember). Selain itu, saat akan pelaporan pajak penghasilan untuk tahun pajak berikutnya, nggak harus ngurusin pengambilan Lampiran SPT di dua atau lebih perusahaan. 
  • Secepatnya. Kalau sudah tersiksa fisik dan mental.

Biasanya, nilai tawar auditor jebolan KAP lumayan kok. Kalau memang mau menjadikan batu loncatan dan cari pengalaman, nggak rugi bekerja di KAP selama 1 atau 2 tahun. Untuk dapat langsung masuk dalam middle management dengan status jebolan KAP, usahakan bertahan lebih lama (sekitar 5 tahun), saat sudah mencapai posisi Supervisor.

Jadi, tertarik dan tertantang untuk Menjadi Seorang Akuntan Publik?

Kok Saya Diaudit?

Saya nggak pernah sih jadi auditee, kalau berandai-andai saya adalah seorang auditee mungkin ketika kabar audit akan masuk berhembus, yang terlintas di benak saya pertanyaan yang sebagian besar orang juga memendamnya, yakni sebagai berikut:

“Kok saya diaudit, memang saya salah apa yah?”

Bener ga, betul ga, setuju ga? *Hahaha… maksa Tante… Xixixixi… *

Untuk urusan audit eksternal sih, pertanyaan tersebut sudah ada jawabannya: memang dari parent company yang di luar negeri mintanya kita yang di Indonesia diaudit sih. Atau… mungkin karena listing ya wajib dong diaudit. Kalau untuk urusan audit internal?

Tanyakan Tujuan Audit

Seperti yang pernah diulas sekilas di Audit Nggak Beda Jauh dari Hape! (boleh terus baca coy tanpa ngintip artikel, tapi sih serunya intip aja… hahaha… promosi always ea >.<) ehm… secara umum, fokusnya ada 3 hal, yakni: bisa untuk meninjau secara finansial, secara kepatuhan, dan secara efektifitas.

Yang manapun tujuannya, sebagai auditee BERHAK untuk tau, dan tanyakanlah (nggak usah defense nada bertanyanya, kamu nanti malah dicurigai… xixixi…) tentang “audit apa yang akan dilakukan”. Ngapain nanya-nanya? Pentingnya auditee untuk mendapat informasi yang jelas tentang audit apa yang akan dilakukan sangat membantu ke depannya dalam hal mengasup data yang dibutuhkan oleh auditor.

Bahkan ya, sebelum auditee bertanya, sebagai auditor internal yang baik dan benar, wajib memberikan informasi yang tepat tentang audit yang akan dilakukan: hingga mana batasannya, data apa yang kira-kira dibutuhkan, bahkan time schedule boleh diinformasikan agar dapat saling membantu (dalam konteks regular audit dan bukan fraud audit).

Kembali ke jalur utama pembahasan tentang tujuan audit, sekilas dapat saya gambarkan bahwa:

  • audit finansial akan “mengintip” data yang ada tersaji di dalam laporan keuangan dan dokumen pendukungnya,
  • audit kepatuhan akan “menelusuri” kesesuaian prosedur yang dijalankan dengan standar yang telah ditetapkan,
  • sementara audit efektifitas akan “menganalisis” hal-hal yang berhubungan dengan uang ataupun cara.

Bekerjasama dan Bertukar Ide

Pergeseran persepsi mengenai keberadaan auditor internal seperti yang pernah diulas dalam Evolusi Anjing Penjaga menjadi Katalisator (sama, boleh baca terus karena akan saya ulang sedikit ide yang berkaitan), yang dulunya anjing penjaga, lalu polisi, lalu konsultan dan partner, dan yang terbaru adalah katalisator. Katalis adalah zat yang mempercepat laju reaksi, misalnya: enzim. Auditor internal seperti enzim dalam perusahaan/institusi yang toel sana toel sini mempercepat perusahaan/institusi meraih tujuan, lalu misi, lalu visinya.

Apapun peran kamu dalam perusahaan, pasti dong searah untuk mencapai tujuan, visi, dan misi perusahaan. Nggak ada salahnya kan bekerjasama, dengan memberikan data dan informasi yang si “enzim” (bukan encim-encim ya… kwkwkwkw…) butuhkan. Dengan data dan informasi yang ada, dan segenap tacit (pengetahuan yang ada dalam diri seseorang) yang ia miliki, biarkanlah ia berkarya mengaduk-aduk semuanya agar dapat memberi rekomendasi yang oke.

Nggak tertutup kemungkinan juga, solusi yang selama ini sudah terpikirkan namun belum tersalurkan disampaikan kepada auditor. Mereka hanya auditor, bukan dewa. Dan tacit tiap orang berbeda, got it? Logikanya, day-to-day person (auditee) dan just-few-day-person (auditor), mana sih yang lebih menguasai permasalahan? Jadi, pede aja mengemukakan hal-hal yang berguna untuk mempercepat tercapainya tujuan organisasi.

Jadi, bekerjasama dan bertukar ide adalah boleh dilakukan antara auditee dan auditor selama proses audit. Tentunya dengan cara yang layak, etis, dan profesional.

Ngomong Kenyataan Aja Deh

Memangnya ada gitu bisa kayak gitu sama auditor? Hehehe… tergantung dari masing-masing orang memang. Auditornya sendiri, bagaimana mempersepsikan dirinya, bersahabat nggak atau selalu penuh selidik? Tentunya tau dong, hari gini pasti butuh “sepik-sepik” (derived from speak-speak) yang bagus buat relationship, apapun profesi kita.

Sebaliknya, auditee sudah memiliki pola pikir untuk bertanya, bekerjasama, dan bertukar ide belum? Para auditor, bantulah menciptakan suasana tersebut. Tak ada yang mustahil, batu karang pun akan luluh terkikis ombak pantai *neh quote romantis kayaknya om Aul demen…. xixixi…* Ehm… boleh direnung-renungkan.

Oke, kenyataannya adalah persahabatan antara auditor dan auditee itu mungkin! Audit yang nggak menegangkan itu juga mungkin! Ada batas dalam mempunyai hubungan informal memang, jadi berhati-hatilah wahai auditor dan auditee agar nggak keceplosan bicara yang nggak perlu…

*a tribute to my learnings as Internal Audit Officer of Bina Nusantara (Jun 10 – May 11)*

Tung itung itung!

Ada satu pertanyaan yang saya jawab dengan jujur saat interview untuk menjadi auditor internal — saat ingin beralih profesi dari auditor eksternal, pertanyaannya adalah: apa yang paling disukai dari pekerjaan sebagai auditor? Stock-taking! Ya, bagian ini memang sangat menyenangkan walaupun menguras tenaga bagi yang terbiasa bekerja dengan laptop di belakang meja. Pertanyaan selanjutnya, mengapa? Karena dapat bergerak bebas (ya walaupun kerja) dan merupakan pekerjaan yang mudah tinggal tung itung itung yang mudah! (meskipun ternyata tidak semudah membalikkan telapak tangan juga).
Apa dan untuk apa?
Ada banyak nama yang sama untuk menyebut stock-taking, rasanya yang paling pas sih inventory count, daripada stock-taking itu sendiri, stock-opname, atau sebutan lain. Saya hanya sudah terbiasa menyebutnya stock-taking, walaupun kadang saya juga berpikiran nyeleneh: emangnya gua “ngambil” (taking) barang ya, kan ngitung gitu loh. Atau lebih parahnya opname, berkesan seperti masuk rumah sakit.
Untuk apa? Eksistensi, terutama persediaan barang (inventory). Persediaan termasuk dalam aset perusahaan yang cukup liquid. Paling liquid (cair) adalah kas dan setara kas, lalu persediaan, makanya eksistensi (keberadaan) dari persediaan perlu dipastikan. Cara memastikannya ya tentu saja datang sendiri melihat dan menghitung dengan benar yang ada di gudang atau di area lain tempat barang disimpan.
Seperti Petualangan
Kebayang kan gimana rasanya senang banget bisa “berkeliaran” di gudang dan melihat sendiri persediaan perusahaan (kok curhat ya? hehehe… saking pengen curhatnya malah bingung mau mulai cerita dari mana…) Bagi saya, stock-taking seperti petualangan yang menyenangkan sih. Jadiiii… saya ceritakan satu-satu yang pernah saya alami (cukup gila) dan 1 pengalaman teman yang nggak kalah gilanya.
Menghitung ayam. Ini paling fenomenal, dan saya ditolak saat menawarkan diri untuk melakukannya! Alasannya harus cowok, masa iya saya harus ganti kelamin dulu? Ternyata oh ternyata… diharuskan cowok karena sebelum menghitung ayam (sungguhan hewan ayam untuk dikonsumsi!), auditor (ini temen saya yang cerita) harus disemprot dulu badannya di bilik dengan melepas seluruh baju, makanya harus cowok gitu! Peternakan ayam ini memiliki banyak ayam pedaging yang merupakan persediaan mereka yang harus dihitung ya ayam, selain makanan ayam dan obat-obatan. Cerita teman-teman yang menghitung ayam sih jempolnya pada bengkak semua, hahaha… secara ayamnya dikeluarkan dari kandang (dijaring) lalu masuk satu persatu ke kandang dan dihitung menggunakan alat penghitung seperti yang digunakan pramugari untuk menghitung jumlah penumpang.
Sauna dalam kontainer. Begitulah yang saya alami saat menghitung persediaan bahan baku berupa gulungan kain yang masih berada di dalam kontainer. Lokasi gudang berada di pelabuhan Tanjung Priok, kawasan berikat, begitu juga dengan tempat produksi (konveksi dari kain menjadi baju) tidak jauh dari gudang. Setelah keliling gudang dan tidak menemukan sample yang akan dihitung, tanpa keraguan lagi barang tersebut masih di kontainer, terus rame-rame deh ngitung dalam kontainer di tepi Tanjung Priok dengan suasana panas yang minta ampun! 
Melihat indikator. Bagaimana jadinya bila yang diukur adalah benda cair, misalnya solar? Ada pelampung yang berada di dalam silo (tempat penyimpanan seperti kaleng susu raksasa), ada juga pemberatnya di bagian luar. Nggak usah nyempung ke dalam silo, cukup liat bagian luar, indikator pemberat menunjukkan ketinggian berapa, maka isi sebenarnya adalah yang sebaliknya.
Dari volum ke berat. Barang-barang yang dihitung biasanya disusun dalam kotak, satu kotak diiisi barang sejumlah tertentu, dan tumpukan kotak tersebut disusun di atas palet (tatakan dari kayu), tiap layer bisa terdiri dari 5, 6, 7, 8, atau 10 kotak, ke atasnya setinggi sekian kotak — bisalah tinggal kali-kaliin. Tapiii jangan kira semua benda padat dapat disusun dengan rapi dan mudah dihitung seperti itu, karena saya pernah alamin menghitung jagung (ya nggak sebutir-sebutir sih itu mah sampe ribuan tahun baru kelar). Cara menghitungnya adalah dengan cara memanjat silo terlebih dahulu dengan menaiki tangga monyet (yang lurus menjulang ke atas setinggi 20 meter), melongok volum jagung yang ada di dalam silo dan bentuk permukaannya seperti apa (menggelembung dan cekung di bagian mana), lalu diperkirakan volumnya dengan menghitung volum tabung plus kerucut (silo jagung bagian atas berbentuk tabung dan bawahnya kerucut), terus dikonversi dari meter kubik ke ton, pusing kan.
Menghirup aroma tembakau. Mungkin nikmat kalau sesaat, tapi bagaimana kalau harus 2 sampai 3 jam di gudang tembakau? Tembakau dihitung dalam satuan koli (karung), dengan asumsi berat tiap koli sama jadi dihitung kolinya saja. Hmmm… rasanya berada di gudang tembakau sih agak-agak fly… xixixi… off the record ene mestinya! Gudang ternyata juga berfungsi sebagai tempat mencampur tembakau dengan esens yang wangiiii banget. Selain melihat tembakau, saya juga melihat (sambil menghitung) rokok yang sudah jadi, pita cukai, dan barang-barang promosi.
Bila produksi tidak dihentikan. Persediaan dalam konteks perusahaan manufaktur ada 3: bahan baku dan bahan penolong, barang setengah jadi (work in progress/WIP), dan barang jadi. Banyaknya order yang harus dipenuhi pada akhir tahun “memaksa” klien saya untuk tetap berproduksi saat stock-taking, dengan syarat: tidak ada pergerakan antar gudang bahan baku ke area produksi ke barang setengah jadi, frezz gitu jangan pindah ruang. Bahan baku dan barang jadi sih nggak masalah, tapi waktu hitung WIP dong, aduuuuuh pusing… bahan baku yang mengalami banyak treatment itu berpindah dari satu pos ke pos lain. Dilematis, sih, tapi ya mau nggak mau minta sementara produksi juga dihentikan agar tidak terjadi double counting (udah dihitung tapi dihitung lagi).  
Aturan teknis 
Sampling. Dalam stock-taking, biasanya dilakukan sampling, ya kalau harus 100% pun itu nasib. Sample diambil berdasarkan nilai dari barang, diurutkan dari yang tinggi nilai individualnya, lalu dibatasi hingga coverage (persentase) yang diinginkan oleh manager atau partner berdasarkan proffesional judgement mereka. Gampangnya gini loh: persediaan seluruhnya bernilai 500 juta, setelah diurutkan berdasarkan nilai individual tertinggi (sort aja di excel), coverage yang diinginkan 50%, maka semua inventory dengan nilai individual tertinggi diambil hingga totalnya mencapai 250 juta (50% dari 500 juta).
Floor to list. Biasanya waktu menghitung kita melihat nama barang yang ada di daftar (list) lalu melihat kenyataan yang ada di lapangan (floor) sesuai dengan coverage kita, metode ini disebut list to floor. Untuk lebih meyakinkan secara kan kita cuma sample sekian persen: coba metodenya dibalik, harusnya sama dong mau liat dari list dulu kek atau floor dulu, ya kan? Maka dilakukan floor to list untuk satu atau dua sample secara acak, pilih aja suka-suka yang ada di lapangan barang yang mana lalu cocokkan apakah sama fisiknya dengan yang tercatat di list.
Lihat hingga dalam. Ini agak dilematis, gimana nggak… terlalu bawel salah, terlalu percayaan juga ngerusak image (padahal dalam hati sih percaya-percaya aja). Selain harus pastikan tumpukan nggak hanya 4 sisi yang tampak nyata tapi tengah-tengah tumpukan bolong dengan cara “diangkat ke atas” menggunakan forklift (iya, naik ke atas forklift!), isi dari dus juga harus dipastikan. Memastikan isi dus secara mudah dapat dilakukan dengan mengungkit sedikit dus untuk meyakinkan bahwa ada isinya, secara pasti sih tinggal minta dibuka. Tung itung itung deh…
Rekonsiliasi. Sebelum cabut, bila ada yang berbeda antara list dan floor, selesaikanlah di tempat. Tidak selalu berarti pencurian atau kecurian, selisih dapat disebabkan secara fisik barang telah keluar atau masuk tapi belum update ke catatan, barang tercecer (ada lokasi yang belum didatangi), atau perhitungan yang kurang teliti. Penyelesaian dari selisih disebut rekonsiliasi, logikanya mirip dengan rekonsiliasi kas di bank yang kita catat dengan yang bank catat (ingat mat-kul Akuntansi Pengantar). Oia, jangan lupa juga tandatangan orang-orang yang ikut dalam stock-taking sebagai bukti yang otentik bahwa hasil tersebut benar adanya dan telah disepakati bersama!

Evolusi Anjing Penjaga menjadi Katalisator

Manusia berasal dari kera? Ya, karena menurut Darwin “evolusi” terjadi pada kera yang mengalami tantangan hidup, dan kera yang berhasil bertumbuh dengan sangat baik dikenal sebagai homo sapiens, ya manusia ini!

Kalau belajar sejarah, banyak sekali revolusi, seperti revolusi prancis, revolusi industri, dan lain sebagainya. Bedanya dengan evolusi, revolusi tak membutuhkan waktu lama, perubahan yang masif.

Persepsi profesi auditor internal tidak lantas berubah dari anjing penjaga menjadi katalisator, tetapi ada proses yang panjang, evolusi persepsi atas profesi auditor internal.

Auditor Internal

Background yang dibutuhkan untuk menjadi auditor internal adalah accounting, tetapi pada prakteknya dibutuhkan banyak penampilan yang oke, kecakapan ngeles, kecakapan membaca situasi, pengetahuan psikologi dan logika yang kritis. Bahasa kerennya: nggak hanya kemampuan teknis!

Keberadaan auditor internal di sebuah perusahaan atau institusi dapat diartikan dalam persepsi yang berbeda: positif dan negatif. Mengapa orang menyewa detektif? Ya! Karena ada yang dicurigai. Lantas, mengapa perusahaan butuh auditor yang “tinggal di dalam perusahaannya”? Mengapa di mall kita melihat satpam yang bertugas? Apakah kita semua pengunjung mall dicurigai? Apakah satpam membuat kita pengunjung mall merasa risih?

Keberadaan auditor internal di sebuah perusahaan/organisasi sebenarnya sama saja dengan keberadaan CEO, karyawan, ataupun petugas bersih-bersih. Auditor internal juga hanya menjalankan yang menjadi tugasnya. Apa persepsi orang kepada auditor internal atas tugas yang dilakukannya?

Evolusi Auditor Internal

Saya olah sedikit dari materi informal yang saja bawakan untuk year-end meeting Departemen Business Assurance Bina Nusantara. Saya rasa ini hanya informasi umum dan tidak bersifat rahasia (confidential) sehingga layak untuk saya paparkan.

Profesi auditor internal juga mengalami evolusi. Tak ada teori yang pasti (atau mungkin saya yang tidak menemukannya), saya hanya susun logika yang saya peroleh dari hasil diskusi kami di meeting tersebut.

Dengan contoh detektif yang disewa oleh pemilik/top management untuk menjadi pegawai perusahaan dan bekerja di dalam perusahaan, auditor internal dipandang seperti mata-mata, kasarnya: anjing penjaga. Dia akan melaporkan apa yang terjadi, akan mengendus “bau”, akan membuntuti dan menggigit (ya, lebai dan ekstrim ini penjabaran!)

Perlahan-lahan, persepsi terhadap posisi auditor tersebut diarahkan menjadi lebih netral yaitu: polisi. Polisi menjaga ketertiban, menegakkan hukum, hanya yang bersalah yang “disentuh”. Analogi ini seperti satpam. Kehadirannya malah memberikan rasa nyaman yang kita butuhkan karena kita merasa kejahatan disapu bersih olehnya. Kita tentunya bangga bekerja di perusahaan/institusi yang bersih.

Polisi memang bercitra netral, tetapi hati-hati jangan sampai salah ngomong. Kadangkala kita ingin berunek-unek yang ada malah kita yang dijadikan tersangka. Maka, berevolusilah peran auditor internal menjadi konsultan. Dengan konsultan kita, kita tak perlu takut membeberkan fakta. Konsultan ada untuk mencarikan kita solusi.

Apa lagi kekurangan sosok auditor internal sebagai konsultan? Seorang konsultan adalah seorang yang ahli, sehingga solusi yang ia tawarkan tampak tak bisa ditawar lagi. Apakah itu tujuan audit internal? Kalau kita ingin memperbaiki barang yang rusak, kita ikuti petunjuk ahli, tapi bila kita punya ide sendiri, dapatkah kita menyampaikannya? Bila auditor internal sebagai partner, kita bisa.

Peran partner yang berjalan beriringan membuat auditor internal ada sebagai partner saat sesuatu ingin dipikirkan solusinya. Perannya menjadi pasif. Memang bukan anjing penjaga yang galak, atau polisi yang berwibawa, atau konsultan yang ahli, partner posisi yang lebih nyaman, tetapi kurang memberi nilai tambah.

Nilai tambah seorang auditor internal pada perusahaan sesungguhnya terletak pada kemampuan auditor tersebut membantu perusahaan mencapai tujuannya: profit yang lebih, fraud yang minim (maksimum integrity), efisiensi kerja, dan banyak indikator yang bisa disebut sebagai tujuan perusahaan. Tujuan-tujuan berkumpul menjadi misi dan visi. Gampangnya, gimana sih auditor internal dapat membantu perusahaan untuk lebih cepat mencapai tujuannya dengan cara menjemput bola (mengidentifikasi permasalahan dan mencari solusinya, bukan mencari kesalahan dan mengidentifikasi solusinya). 

Katalisator? Asal katanya katalis. Kalau kita ingat pelajaran kimia (hahaha… mendingan saya jujur dengan bilang: kalau kita nyontek dari wikipedia), katalis adalah zat yang mempercepat laju reaksi, misalnya: enzim. Auditor internal seperti enzim dalam perusahaan/institusi yang toel sana toel sini mempercepat perusahaan/institusi meraih tujuan, lalu misi, lalu visinya. Entah dengan cara menyergap yang nggak beres, membereskan yang belum beres, meneliti apa yang belum beres, menerima diskusi tentang apa yang belum beres, tak ada posisi tinggi atau rendah yang disandangnya.  

Kunci Keberhasilan Evolusi 

Kita dapat memilih untuk terperangkap di dalam image (gambaran) lama, dapat pula ‘membantu’ orang menggeser persepsinya atas image kita. Oh ya, ngomong-ngomong image itu jelasnya apa? Dalam konteks psikologi, image adalah: representasi mental atas hal yang sebelumnya telah dipersepsikan, tanpa menghiraukan stimulus yang sebenarnya. Pusing? Ya nggaklah, analogi saja dengan artis. Apa jadinya kalau Raya Kohandi (ketahuan deh nge-fans >.<) memerankan peran protagonis? Mungkin sebagian besar orang sebelum melihat sinetronnya yang sebenarnya sudah berkomentar: pasti nggak cocok, dia kan dari dulu antagonis!

Mengapa saya katakan membantu orang menggeser persepsinya atas image kita? Karena orang-orang bukan robot ciptaan kita yang dapat kita kendalikan pikiran dan tingkah lakunya dengan remote control. Setiap orang punya kendali atas dirinya, demikian juga kita sebagai auditor internal. Dari mana kita tahu image kita di mata auditee (orang yang diaudit)? Yah, kalau kamu cewek pasti lebih gampang mengetahuinya, kamu bisa rasain cowok itu suka sama kamu kan walaupun tampak luarnya cuek? 

Yup! Kita membaca image kita di mata orang lain dari tingkah laku-nya terhadap kita saat interaksi. Kabar baiknya: attitude (tingkah laku) dapat berganti karena komunikasi. Jadi, image bergeser terlihat dari tingkah laku auditee terhadap kita, yang merupakan respon dari komunikasi. Namun, kabar buruknya yang sebaliknya juga bisa terjadi!

Tingkat persuasi dari komunikasi yang menentukan ke arah mana tingkah laku serta image kita dapat bergeser. Ada 3 elemen persuasiveness (kepersuasian ya bahasa Indonesianya?), yaitu: karakter dari target, sumbernya (dalam hal ini auditor), dan konten dari pesan yang kita sampaikan dalam komunikasi. Ya, semuanya case by case, jadi sekedar contoh saja ya.

Secara teori, semakin tinggi tingkat pendidikan dari target/semakin berpengaruh posisinya maka akan semakin sulit untuk menerima pendapat orang lain. Kita dapat “menggiring” target seperti ini untuk mengatakan solusi seperti yang kita inginkan. Kita seperti Conan yang memberi petunjuk kepada Sonoko, si Ratu Analisis. Biarlah target yang mengucapkannya, seolah-olah ide tersebut original dari target (peran katalisator tercermin banget kan di sini).

Selanjutnya, tentang cara sumber, ada dua prinsip penting: sangat dapat dipercaya (trustwortiness) dan atraktif. Atraktif bukan berarti harus ngomong sambil jungkir balik atau genit, atau mencekam dan membuat bulu kuduk merinding (memangnya lagi main film horor garapan Indonesia?). Atraktif menjadi kunci yang sangat penting dalam komunikasi kita, bagaimana caranya pesan yang ingin kita sampaikan didengar dan menjadi poin yang berarti bagi auditee. Bagaimana caranya produk yang kita iklankan dilirik dan dibeli? Auditor internal memang bertugas memberi rekomendasi, tetapi implementasi diserahkan pada auditee bukan? Kalau nggak suka cara komunikasi auditornya, boro-boro rekomendasi diimplementasikan, diterima aja nggak! Jadi, peran katalisator seumpama markerter yang sedang berpromosi. 

Terakhir, konten dari hasil audit: sebaiknya yang relevan dan bukan mencari-cari kesalahan (jangan sampai auditee dalam hati ngumpat: nggak penting banget gitu loh!). Ada banyak penyimpangan yang terjadi, ada yang besar dan ada yang kecil. Auditor internal dapat menyusun prioritas penyimpangan dan menyingkirkan penyimpangan yang secara substansi tidak mengganggu tercapainya tujuan perusahaan. Nobody is perfect, ada batas toleransi. Kalau kata auditor eksternal: ada materialitas. 

Sekian hasil revisi kunci keberhasilan evolusi yang saya pending saat posting kemaren. Hehehe… enak banget jadi orang gila bisa suka-suka yaw! ;)